Implementatie proces

Wanneer u besluit uw bereikbaarheid uit handen te geven krijgt u te maken met overdracht van noodzakelijke gegevens om uw dienstverlening adequaat te kunnen laten borgen. Deze gegevens, bedoeld als leidraad en hulpmiddel, moeten actueel en zo volledig mogelijk zijn. Men moet immers direct kunnen toetsen of de opdracht mag worden aangenomen en uitgezet conform de door u bepaalde procedures en protocollen. Het succes en de gewenste ondersteuning die het inzetten van een bereikbaarheidsdienst kan bieden valt of staat met de juiste instructies en benodigde gegevens.  

Registreren van opdrachten

Het correct aannemen en registreren van meldingen of opdrachten is een belangrijk proces. Van de gemaakte registratie moet immers noodzakelijke informatie kunnen worden afgelezen voor wie en waarvoor een melding of opdracht is uitgezet, welke actie er plaatsvindt, en of er opvolging benodigd is. Dat moet naadloos als een verlengstuk passen in uw eigen werkwijze.     

Maken van procedures / processchema

Het aanreiken van duidelijke richtlijnen is noodzakelijk om de juiste stappen te doorlopen en correcte acties uit te zetten. Een procedure of handleiding biedt dan ook houvast voor het borgen van de dienstverlening. Het hanteren van een processchema laat snel en eenvoudig stap voor stap zien welke acties wanneer benodigd zijn. 

Eigen systeem of extern platform?

Wanneer u het wenselijk vindt dat er in uw eigen systeem moet worden geraadpleegt en mogelijk zelfs ook de opdrachten direct hierin moeten worden verwerkt, dan is er vaak nog training of uitleg benodigd over de werkwijze en het gebruik van uw systeem. Veelal moeten er nieuwe licenties of specifieke gebruikersprofielen worden aangemaakt. Het laten inlezen van alleen de benodigde gegevens in een extern systeem of platform kan dan een alternatief zijn.  

Risico inventarisatie

Wanneer u bedrijfsgevoelige informatie deelt is het raadzaam om een risico inventarisatie op te nemen. Hoe beschermt u bedrijfsgevoelige informatie? Hoe beschermt u privacy gevoelige informatie van uw klanten of huurders? Hoe borgt u interne bedrijfsprotocollen? Het maken van een risico inventarisatie is geen overbodige luxe wanneer u uw dienstverlening door een externe partij laat beheren.  

PAKO Solutions kan u ondersteunen bij deze processen.